Data Dictionary (DD) atau Kamus Data

 3.1 Pengertian

Kamus data atau systems data dictionary adalah katalog fakta tentang data 

dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. 

Dengan DD analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem 

dengan lengkap. Pada tahap analisis sistem, DD digunakan sebagai alat 

komunikasi antara analis sitem dengan pemakai sistem tentang data yang 

mengalir ke sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang 

informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan 

sistem, DD digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan 

database. DD dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD (Data Flow 

Diagram). Arus data di DFD sifatnya adalah global, hanya ditunjukkan nama 

arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu 

arus data di DFD secara lebih terinci dapat dilihat di DD. 

Gambar berikut menunjukkan hubungan antara DFD dengan DD.

Gambar 3.1 : Hubungan antara Data Flow Diagram (DFD) dengan 

Data Dictionary (DD).

DD tidak menggunakan notasi grafik sebagaimana halnya DFD. DD berfungsi 

membantu pelaku sistem untuk mengerti aplikasi secara detil, dan 

mereorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara 

presisi sehingga pemakai dan penganalisa sistem punya dasar pengertian 

yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses. 

DD mendefinisikan elemen data dengan fungsi sebagai berikut:

1. Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan dalam DFD.

2. Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran, 

   misalnya alamat diuraikan menjadi kota, kodepos, propinsi, dan negara.

3. Mendeskripsikan komposisi penyimpanan data.

4. Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan bagi penyimpanan dan 

   aliran.

5. Mendeskripsikan hubungan detil antara penyimpanan yang akan menjadi 

   titik perhatian dalam entity relationship diagram.

3.2 Isi DD.

Data dictionary harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang 

data yang dicatatnya. Untuk maksud keperluan ini, maka DD harus memuat 

hal-hal berikut :

a. Nama arus data.

   Karena DD dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DFD, maka 

   nama dari arus data juga harus dicatat di DD, sehingga mereka yang 

   membaca DFD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus 

   data tertentu di DFD dapat langsung mencarinya dengan mudah di DD.

b. Alias.

   Alias atan nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. 

   Alias perlu ditulis karena data ayang sama mempunyai nama yang berbeda 

   untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya, misalnnya bagian 

   pembuat faktur dan langganan menyebut bukti penjualan sebagai faktur, 

   sedang bagian gudang menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan. 

   Baik faktur dan tembusan permintaan persediaan ini mempunyai struktur 

   data yang sama, tetapi mempunyai struktur yang berbeda.

c. Bentuk data.

   Bentuk data perlu dicatat di DD, karena dapat digunakan untuk 

   mengelompokkan DD ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem. 

   · DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen dasar atau 

     formulir akan digunakan untuk merancang bentuk input sistem. 

   · DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk laporan tercetak 

     dan dokumen hasil cetakan komputer akan digunakan untuk merancang 

     output yang akan dihasilkan oleh sistem. 

   · DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk tampilan dilayar 

     monitor akan digunakan untuk merancang tampilan layar yang akan 

     dihasilkan oleh sistem. 

   · DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk parameter dan 

     variabel akan digunakan untuk merancang proses dari program. 

   · DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen, formulir, 

     laporan, dokumen cetakan komputer, tampilan di layar monitor, 

     variabel dan field akan digunakan untuk merancang database.

d. Arus data.

   Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan 

   menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di DD supaya memudahkan 

   mencari arus data ini di DFD.

e. Penjelasan.

   Untuk tidak memperjleas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat 

   di DD, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan 

   tentang arus data tersebut. Sebagai misalnya nama dari arus data adalah 

   tembusan permintaaan persediaan, maka dapat lebih dijelaskan sebagai 

   tembusan dari faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang.

f. Periode.

   Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu 

   dicatat di DD karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan 

   input data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus 

   dilakukakan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

g. Volume.

   Volume yang perlu dicatat di DD adalah tentang volumen rata-rata dan 

   volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya 

   rata-rata arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu dan 

   volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak, Volume ini digunakan 

   untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, 

   kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output.

h. Struktur data.

   Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di DD terdiri dari 

   item-item apa saja.

3.3 Simbol DD

Kebanyakan sistem, kadang-kadang elemen data terlalu kompleks untuk 

didefinisikan. Kekomplekkan tersebut seharusnya diuraikan melalui sejumlah 

elemen data yang lebih sederhana. Kemudian elemen data yang lebih sederhana 

tersebut didefinisikan kembali hingga nilai dan satuan relevan dan 

elementer. Pendefinisian tersebut menggunakan notasi yang umum digunakan 

dalam menganalisa sistem dengan menggunakan sejumlah simbol, seperti 

berikut :

No	Simbol	Uraian
1	=	Terdiri dari, mendefinisikan, diuraikan menjadi, artinya
2	+	Dan
3	()	Opsional (boleh ada atau boleh tidak ada)
4	{}	Pengulangan
5	[ ]	Memilih salah satu dari sejumlah alternatif, seleksi
6	**	Komentar
7	@	Identifikasi atribut kunci
8	|	Pemisah sejumlah alternatif pilihan antara simbol [ ]

Tabel 3.1 : Simbol Data Dictionary

Sumber : Pengantar Perancangan Sistem, Husni Iskandar Pohan, dkk.

Sebagai contoh atribut NAMA, yang apabila dirincikan akan memiliki sejumlah 

atribut pendukung, yaitu : gelar, nama_awal (first_name), nama_tengah 

(middle_name), nama akhir (last_name).

Nama  = Gelar + Nama_awal + Nama_tengah + Nama_akhir .

a. Gelar       = | Tuan | Nyonya | Nona | Doktor | Profesor

   Nama_awal   = karakter_valid

   Nama_awal   = karakter_valid

   Nama_tengah  = karakter_valid

   Nama_akhir  = karakter_valid

   Karakter_valid      = [ A-Z | a-z | 0-9 | ' | - | | ]

Untuk melengkapi definis elemen data ada sejumlah hal yang perlu 

diperhatikan, yaitu :

a. Kejelasan arti elemen data dalam konteks aplikasi yang biasanya 

   dideskripsikan sebagai komentar dengan notasi **.

b. Komposisi elemen data, jika masih dapat diuraikan lagi.

c. Nilai dan satuan elemen data, jika sudah tidak dapat diuraikan lagi.

Sebagai contoh, dalam pembangunan medical system yang menyimpan data pasien, 

dapat didefinisikan data berat dan tinggi dengan cara sebagai berikut ;

a. Berat           = * berat pasien ketika mendaftar di rumah sakit

                     * satuan : kilogram ; rentang : 1-200 *

b. Tinggi          = * tinggi pasien ketika mendaftar di rumah sakit

                     * satuan : sentimeter ; rentang : 1-200 *

c. Tinggi_sekarang = * satuan : sentimeter ; rentang : 1-200 *

d. Berat_sekarang  = * satuan : kilogram ; rentang : 1-200 *

e. Tanggal_lahir   = * satuan : hari sejak 1 Jan 1900 ;  rentang 36500 *

f. Jenis_kelamin   = * nilai : [  P | W ] *

Elemen data opsional didefinisikan sebagai sesuatu yang dapat digunakan 

atau tidak perlu digunakan sebagai pilihan dari sejumlah alternatif. 

Masalah alternatif pilihan merupakan hal penting, karena pemakai harus 

diyakinkan bahwa semua kemungkinan yang ada sudah tercakup.          

Pemakai akan kewalahan jika harus membaca seluruh DD, item demi item 

untuk mengecek kebenaran DD tersebut. Ada sejumlah cara untuk mengecek 

kelengkapan, konsistensi, dan kontradiksi melalui testing dengan sejumlah 

pertanyaan seperti berikut :

a. Apakah semua aliran dalam DFD sudah didefinisikan dalam DD ?.

b. Apakah semua komponen elemen data sudah didefinisikan ?.

c. Adakah elemen data yang didefinisikan lebih dari satu kali ?.

d. Apakah semua notasi yang digunakan pada DD sudah dikoreksi ?.

e. Adalah elemen data dalam DD tidak menjelaskan sesuatu dalam DFD 

   (Data Flow Diagram) atau ER (Entity Relationship).

Membangun DD adalah salah satu dari sejumlah aspek analisa yang paling 

banyak menghabiskan waktu. Tetapi DD merupakah salah satu aspek terpenting, 

tanpa DD yang mendefinisikan semua terminologi maka presisi sistem akan 

menjadi harapan kosong belaka. Contoh :

Gambar 3.2 : Formulir untuk identifikasi nama tarian.

Nama_tarian = kode_tarian + nama_tarian + asal_tarian + lama_tarian + deskripsi_tarian.

a. @Kode_tarian : kategori_tari + no_urut_tari

   a.1. kategori_tari : 1{karakter}2  => [ | A | B | .. | Z | ] 

   a.2. no_urut_tari  : 1{numerik}2   => [ | 000 | 001 | ... | 999 | ]

b. Nama_tarian        : 1{karakter}20 => [ | A | B | .. | Z | ]

c. Asal_tarian        : 1{karakter}15 => [ | A | B | .. | Z | ] 

d. Lama_tarian       : jam + menit

   d.1. jam           : 1{numerik}1   => [ |  0 |  1 | .. | 9 | ] 

   d.2. menit        : 1{numerik}2   => [ |  00 |  01 | .. | 60 | ] 

e. Deskripsi_tarian   : 1{karakter}20 => [ | A | B | .. | Z | ] 

Gambar 3.3 : Formulir pendaftaraan siswa.

Tanggal : Tgl_hari + bulan + tahun

a. Tgl_hari   : 1{numerik}2  => [ | 01 | 02 | .. | 31 | ]

b. Bulan      : 1{numerik}2  => [ | 01 | 02 | .. | 12 | ]

                                01 = "Januari"

                                02 = "Februari"

                                ---

                                12 = "Desember"

c. Tahun      : 1{numerik}4  => [ | 1900 | 1901 | 1902 | .. | 2999 | ]

Daftar Pustaka

1. HM, Jogiyanto, Analysis and Disain Sistem Informasi (Pendekatan

   terstruktur), Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.

2. Martin, Merle P., Analysis and Design of Business Information System, 

   Macmillan Publishing Company, New York, 1991.

3. Pohan, Husni Iskandar, Pengantar Perancangan Sistem